Programmare e gestire l'agenda degli appuntamenti nello studio odontoiatrico
Se l'agenda funziona, tutto procede liscio e i conti dello studio vanno a gonfie vele. Quando regna il caos la lista dei disastri non ha fine, l'emergenza diventa costante e lo stress compromette le prestazioni.La soluzione
Come organizzarsi per avere un'agenda utile? Piuttosto che parlare di "protocolli", termine che evoca rigidità e pesantezza, è meglio introdurre una "istruzione": documento che racconta chi deve fare cosa, e quando. Scrivere questo documento richiede la padronanza di un metodo, di per sè semplice.
Le informazioni
Un'agenda nasce dal contributo di più soggetti. La protagonista in primo piano è la segreteria. Rappresenta un crocevia: deve ricevere tante informazioni e indicazioni, e, a sua volta, le deve dirottare. Per uno studio tipo, possiamo ipotizzare che siano coinvolti: medici, igienisti dentali, assistente alla poltrona, personale di segreteria per la contabilità. Non dimentichiamo che ci sono anche soggetti esterni: paziente, rappresentanti e gli odontotecnici.
Per registrare gli appuntamenti si deve mettere a punto un bagaglio minimo di informazioni sotto forma di elenchi:
- gli specialisti interni ed esterni,
- la disponibilità giornaliera e oraria degli specialisti,
- la durata media degli interventi,
- l'assetto delle sale,
- i tariffari professionali.
Queste indicazioni stanno alla base della gestione del quotidiano. Ma non sempre le cose vanno senza intoppi. L'struzione dovrà quindi riportare azioni e comportamenti per situazione delicate, quali ad esempio:
- le urgenze e le emergenze,
- gli spostamenti degli appuntamenti,
- le disdette,
- le assenze di medici impreviste,
- le disdette del paziente,
- i reclami.
L'istruzione
Con la redazione di regole interne, scritte con un linguaggio lineare, lo studio guadagna punti su più fronti. Non solo il personale lavora con maggiore serenità, perchè si prevengono sgradevoli malintesi, ma il paziente sarà più soddisfatto, perchè vive una esperienza serena.
Altro aspetto non indifferente, è quello economico: massimizzare l'uso degli spazi e delle attrezzature, promuove gli aspetti reddituali e finanziari.
Come procedere?
Semplice. Basta scrivere le regole interne che descrivono le azioni di tutte le persone coinvolte, richiamando allegati che completano il racconto, ad esempio: l'elenco dei medici con i riferimenti e le rispettive disponibilità, la lista delle prestazioni con la durata prevista, le sale con le attrezzature, e le regole di triage per la segretaria per discernere al telefono le vere emergenze da quelle presunte, la policy da adottare con chi è solito mancare agli appuntamenti, e la gestione dei reclami, etc.
Un buon software gestionale semplifica notevolmente la gestione di queste attività. Diventa una sorta di sistema nervoso dello studio, che va però costatemene nutrito con gli aggiornamenti dei dati e delle istruzioni.
Con una banale istruzione riusciamo a far dialogare in armonia tutte le aree di uno studio dentistico: sarà un bel coro intonato!
Ricapitolando
Breve riassunto dei principali consigli su come gestire l’agenda degli appuntamenti dello studio odontoiatrico:
- Scegliere un software gestionale per dentisti che offra una soluzione professionale e personalizzata per le esigenze specifiche di uno studio odontoiatrico.
- Usare i colori per categorizzare le visite a seconda del tipo di prestazione, del dentista incaricato, della priorità, ecc.
- Permettere l’accesso all’agenda a tutti i collaboratori dello studio, in modo che possano consultare e modificare gli appuntamenti in qualunque momento e luogo, usando il computer o il dispositivo mobile.
- Portare l’agenda sempre con sé, in modo da poter gestire le richieste dei pazienti anche fuori dallo studio, usando un software gestionale in cloud.
- Definire i giorni di assenza dei professionisti e del personale, in modo da evitare sovrapposizioni o buchi nell’agenda.
- Stabilire il tempo medio di ogni prestazione, in base alla complessità e alla tipologia dell’intervento, e rispettarlo il più possibile.
- Prevedere delle fasce orarie dedicate alle urgenze, in modo da poter accogliere i pazienti che ne hanno bisogno senza creare ritardi o disguidi.
- Gestire le cancellazioni e le conferme degli appuntamenti, usando dei sistemi automatizzati di notifica via email o SMS, e ricontattando i pazienti che non si presentano o che rinunciano all’ultimo momento.
- Monitorare l’andamento dell’agenda, usando dei report statistici che mostrino il numero e la tipologia delle visite effettuate, il tasso di occupazione dell’agenda, il grado di soddisfazione dei pazienti, ecc.
- Ottimizzare i flussi dei pazienti, evitando tempi morti, ritardi e attese eccessive, e garantendo un servizio di qualità e professionalità.
Vantaggi dell'agenda digitale rispetto a quella cartacea
I vantaggi dell’agenda digitale rispetto a quella cartacea sono principalmente:
- Maggiore versatilità: un’agenda digitale permette di modificare, cancellare, spostare e aggiungere gli appuntamenti in modo semplice e veloce, senza creare disordine o confusione. Inoltre, offre la possibilità di inserire note, registrazioni vocali, fotografie, video e altri tipi di informazioni che possono essere utili per il lavoro dello studio odontoiatrico.
- Maggiore accessibilità: un’agenda digitale può essere consultata in qualunque momento e luogo, usando il computer o il dispositivo mobile. Inoltre, può essere condivisa con tutti i collaboratori dello studio, in modo che possano essere sempre aggiornati sugli appuntamenti e le richieste dei pazienti. Alcuni software gestionali offrono anche la possibilità di sincronizzare automaticamente i dati con altri dispositivi e strumenti.
- Maggiore sicurezza: un’agenda digitale non rischia di essere smarrita o danneggiata, mettendo a rischio la perdita di importanti informazioni e appuntamenti. Inoltre, alcuni software gestionali offrono dei sistemi di backup e protezione dei dati, che garantiscono la loro conservazione e la loro privacy.
- Maggiore efficienza: un’agenda digitale permette di monitorare l’andamento dell’agenda, usando dei report statistici che mostrino il numero e la tipologia delle visite effettuate, il tasso di occupazione dell’agenda, il grado di soddisfazione dei pazienti, ecc. Inoltre, permette di gestire le cancellazioni e le conferme degli appuntamenti, usando dei sistemi automatizzati di notifica via email o SMS.
Redazione Odontoiatria Italia
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