Come aprire un moderno studio odontoiatrico
Per aprire uno studio odontoiatrico all’avanguardia, è necessario seguire alcuni passaggi che riguardano sia gli aspetti professionali che quelli burocratici, strutturali e organizzativi. Alcuni di questi passaggi sono:
- Sottoscrivere una polizza assicurativa RC professionale, aprire una P.IVA o una società e una posizione previdenziale all’ENPAM.
- Richiedere l’autorizzazione sanitaria alla Regione di competenza, rispettando i requisiti minimi di qualità e sicurezza per le strutture sanitarie odontostomatologiche.
- Individuare un locale idoneo, adeguato alle norme igienico-sanitarie, di sicurezza e di accessibilità per i portatori di handicap.
- Allestire il locale con le attrezzature e le tecnologie necessarie per l’esercizio della professione, tenendo conto delle esigenze funzionali e dello stile desiderato.
- Rispettare le norme relative alla pubblicità sanitaria e alle targhe, evitando messaggi ingannevoli o non veritieri.
- Curare gli aspetti gestionali, economici e fiscali dello studio, avvalendosi di consulenti qualificati se necessario.
Se si vuole aprire uno studio odontoiatrico all’avanguardia, è anche importante tenersi aggiornati sulle novità del settore, investire nella formazione continua e nella qualità del servizio offerto ai pazienti. Inoltre, è consigliabile adottare strategie di marketing e comunicazione efficaci per farsi conoscere e fidelizzare la clientela.
COSTI DI APERTURA
I costi di apertura e gestione di uno studio odontoiatrico dipendono da molti fattori, tra cui la dimensione, la posizione, l’arredamento, le attrezzature, il personale e i servizi offerti. Tuttavia, possiamo provare a fare una stima approssimativa, i costi iniziali riguardano principalmente:
- L’affitto o l’acquisto di un locale idoneo, che può variare da qualche migliaio a qualche decina di migliaia di euro a seconda della zona e della metratura.
- L’allestimento del locale con le infrastrutture necessarie, come impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione e di sicurezza, che possono costare tra i 10.000 e i 30.000 euro circa.
- L’acquisto delle attrezzature e delle tecnologie per l’esercizio della professione, come riuniti, radiografici, manipoli, sterilizzatori, software gestionali, che possono avere un costo complessivo tra i 50.000 e i 100.000 euro circa.
- La sottoscrizione di una polizza assicurativa RC professionale, che può avere un costo annuale tra i 1.000 e i 2.000 euro circa.
- L’apertura di una partita IVA o di una società, che comporta il pagamento di imposte e tasse varie.
- La richiesta dell’autorizzazione sanitaria alla Regione di competenza, che può avere un costo variabile a seconda delle normative regionali.
- Le consulenze iniziali per la gestione amministrativa, fiscale e legale dello studio, che possono avere un costo tra i 2.000 e i 5.000 euro circa.
I costi di gestione riguardano principalmente:
- Il canone di affitto o il mutuo del locale, che può variare da qualche centinaio a qualche migliaio di euro al mese a seconda della zona e della metratura.
- Le utenze di base come elettricità, telefono, internet e acqua, che possono avere un costo tra i 300 e i 500 euro al mese circa.
- Il personale dipendente o collaboratore, come receptionist, segretari, igienisti o altri odontoiatri, che possono avere un costo tra i 1.500 e i 3.000 euro al mese circa a seconda del numero e della qualifica.
- Il materiale di consumo e di ricambio per le prestazioni odontoiatriche, che può avere un costo tra i 500 e i 1.000 euro al mese circa a seconda del volume di lavoro.
- La manutenzione ordinaria e straordinaria delle attrezzature e delle infrastrutture, che può avere un costo tra i 200 e i 500 euro al mese circa a seconda delle necessità.
- Le spese fiscali e previdenziali relative alla partita IVA o alla società, che possono variare a seconda del regime fiscale scelto e del fatturato realizzato.
- Le spese per il marketing e la comunicazione dello studio, che possono avere un costo tra i 200 e i 500 euro al mese circa a seconda delle strategie adottate.
In conclusione, possiamo dire che aprire uno studio odontoiatrico richiede un investimento iniziale tra i 100.000 e i 200.000 euro circa e comporta dei costi di gestione tra i 5.000 e i 10.000 euro al mese circa. Ovviamente queste cifre sono indicative e possono variare molto a seconda delle scelte personali del professionista e delle condizioni del mercato.
RIENTRARE NELL'INVESTIMENTO INIZIALE
Per rientrare nell’investimento iniziale, è necessario avere una buona pianificazione finanziaria e una gestione efficace dello studio odontoiatrico. Alcuni consigli che possono aiutare sono:
- Stilare un business plan che preveda le previsioni di ricavi e costi, le strategie di marketing e comunicazione, gli obiettivi da raggiungere e le risorse da impiegare.
- Monitorare periodicamente i risultati economici e finanziari dello studio, confrontandoli con il budget previsto e individuando eventuali scostamenti o criticità da correggere.
- Ottimizzare i costi di gestione, riducendo le spese superflue o non necessarie, negoziando i prezzi con i fornitori, utilizzando software gestionali che semplifichino le attività amministrative e contabili.
- Aumentare il fatturato, offrendo prestazioni di qualità e personalizzate, fidelizzando i pazienti esistenti e attrarrendo nuovi pazienti con azioni di marketing mirate e differenziate.
- Sfruttare al meglio gli investimenti effettuati, utilizzando le attrezzature e le tecnologie acquistate, applicando le conoscenze e le competenze acquisite con la formazione continua, ricomprendendo i costi degli investimenti nelle tariffe delle prestazioni.
- Approfittare delle agevolazioni fiscali e contributive previste per gli investimenti in beni strumentali o per la formazione professionale, che consentono di ridurre il reddito imponibile e quindi le imposte e i contributi da pagare.
In generale, il tempo necessario per rientrare nell’investimento iniziale dipende dal rapporto tra il costo dell’investimento e il rendimento che esso produce. Più alto è il costo dell’investimento, più tempo ci vorrà per ammortizzarlo. Più alto è il rendimento dell’investimento, più velocemente si potrà recuperare il capitale investito. Pertanto, è importante valutare attentamente la convenienza di ogni investimento prima di effettuarlo, tenendo conto dei benefici attesi e dei rischi possibili.
BUSINESS PLAN
Un business plan è un documento che descrive in modo dettagliato il progetto di apertura e gestione di uno studio odontoiatrico, analizzando gli aspetti strategici, operativi, economici e finanziari. Il business plan serve per pianificare le attività dello studio, valutare la fattibilità e la convenienza dell’investimento, monitorare i risultati e comunicare il progetto a potenziali partner, investitori o finanziatori.
Per fare un business plan per uno studio odontoiatrico, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:
- Definire il concetto di business, cioè la visione, la missione, gli obiettivi e i valori dello studio odontoiatrico, nonché i servizi offerti e il target di riferimento.
- Analizzare il mercato di riferimento, cioè il contesto in cui opera lo studio odontoiatrico, le caratteristiche della domanda e dell’offerta, le opportunità e le minacce, i punti di forza e di debolezza, i fattori critici di successo e i vantaggi competitivi.
- Scegliere la strategia di marketing e comunicazione, cioè le azioni da intraprendere per farsi conoscere e apprezzare dai potenziali pazienti, per differenziarsi dalla concorrenza, per creare valore e soddisfazione per i pazienti, per fidelizzare la clientela e aumentare il fatturato.
- Organizzare la struttura operativa, cioè le risorse umane, materiali e tecnologiche necessarie per lo svolgimento delle attività dello studio odontoiatrico, le modalità di organizzazione del lavoro, i processi e le procedure da seguire, gli standard di qualità e sicurezza da rispettare.
- Elaborare il piano economico-finanziario, cioè la stima dei costi e dei ricavi previsti per lo studio odontoiatrico, il fabbisogno finanziario iniziale e le fonti di finanziamento disponibili, gli indicatori di redditività e di sostenibilità dell’investimento, il punto di pareggio e il flusso di cassa.
- Redigere il documento finale del business plan, cioè il documento che riassume in modo chiaro e sintetico tutti gli elementi sopra descritti, illustrando il progetto con dati, grafici, tabelle e allegati. Il documento finale deve essere curato nella forma e nel contenuto, in modo da essere efficace e persuasivo.
Un business plan ben fatto può essere un valido strumento per aprire e gestire uno studio odontoiatrico con successo. Tuttavia, è importante aggiornare periodicamente il business plan in base all’evoluzione del mercato e dei risultati ottenuti, verificando la coerenza tra le previsioni e la realtà.
ANALISI DI MERCATO
Un’analisi del mercato di riferimento è uno studio approfondito del contesto in cui opera o intende operare uno studio odontoiatrico, al fine di conoscere le caratteristiche, le esigenze, le preferenze e il comportamento dei potenziali pazienti, nonché i punti di forza e di debolezza dei concorrenti.
Per fare un’analisi del mercato di riferimento, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:
- Definire l’obiettivo dell’analisi, cioè il motivo per cui si vuole studiare il mercato, le domande a cui si vuole rispondere e i risultati che si vogliono ottenere.
- Segmentare il mercato, cioè dividere il mercato in gruppi omogenei di potenziali pazienti in base a criteri come l’età, il sesso, il reddito, la zona geografica, il livello di istruzione, lo stile di vita, le abitudini e le aspettative.
- Scegliere il mercato di riferimento, cioè il segmento o i segmenti di mercato a cui si vuole rivolgere lo studio odontoiatrico, valutando la dimensione, la crescita, la redditività e l’accessibilità di ciascun segmento.
- Raccogliere i dati sul mercato, cioè le informazioni quantitative e qualitative necessarie per descrivere e analizzare il mercato di riferimento. I dati possono essere primari o secondari. I dati primari sono quelli raccolti direttamente dal mercato tramite metodi come i sondaggi, le interviste o i focus group. I dati secondari sono quelli già esistenti e reperibili da fonti interne o esterne come le statistiche ufficiali, le pubblicazioni specializzate o i siti web.
- Analizzare i dati raccolti, cioè elaborare e interpretare i dati tramite tecniche statistiche o qualitative per trarre delle conclusioni sul mercato di riferimento. L’analisi deve evidenziare le opportunità e le minacce che il mercato offre allo studio odontoiatrico, nonché i fattori critici di successo e i vantaggi competitivi da sfruttare.
- Utilizzare i dati raccolti, cioè trasformare le conclusioni dell’analisi in azioni concrete per lo studio odontoiatrico. I dati devono servire per definire la strategia di marketing e comunicazione dello studio odontoiatrico, per posizionarsi nel mercato in modo distintivo e attrattivo, per offrire prestazioni di qualità e personalizzate ai pazienti, per fidelizzare la clientela e aumentare il fatturato.
Un’analisi del mercato di riferimento ben fatta può essere un valido strumento per aprire e gestire uno studio odontoiatrico con successo. Tuttavia, è importante aggiornare periodicamente l’analisi in base all’evoluzione del mercato e dei risultati ottenuti, verificando la coerenza tra le previsioni e la realtà.
MONITORARE I RISULTATI ECONOMICI E FINANZIARI
Per monitorare i risultati economici e finanziari dello studio odontoiatrico, è necessario utilizzare degli strumenti di controllo di gestione che permettano di confrontare le previsioni con i dati reali e di individuare eventuali scostamenti o anomalie.
Tra gli strumenti di controllo di gestione più utilizzati per lo studio odontoiatrico, possiamo citare:
- Il budget: è un documento che riporta le previsioni di ricavi e costi per un determinato periodo di tempo, solitamente un anno. Il budget serve per definire gli obiettivi economici e finanziari dello studio odontoiatrico e per monitorare le prestazioni aziendali rispetto a questi obiettivi. Il budget può essere suddiviso in budget operativo, che riguarda le attività ordinarie dello studio, e budget finanziario, che riguarda le entrate e le uscite di cassa.
- Il conto economico: è un documento che riporta i ricavi e i costi effettivamente realizzati in un determinato periodo di tempo, solitamente un mese o un trimestre. Il conto economico serve per misurare il risultato economico dello studio odontoiatrico e per confrontarlo con il budget. Il conto economico può essere suddiviso in conto economico operativo, che riguarda le attività ordinarie dello studio, e conto economico straordinario, che riguarda le attività eccezionali o non ricorrenti.
- Lo stato patrimoniale: è un documento che riporta le attività e le passività dello studio odontoiatrico in una data precisa, solitamente la fine dell’anno. Lo stato patrimoniale serve per misurare il valore dello studio odontoiatrico e per confrontarlo con il budget. Lo stato patrimoniale può essere suddiviso in stato patrimoniale attivo, che riguarda le attività dello studio, e stato patrimoniale passivo, che riguarda le passività e il patrimonio netto dello studio.
- Il rendiconto finanziario: è un documento che riporta i flussi di cassa generati o assorbiti dalle attività operative, di investimento e di finanziamento dello studio odontoiatrico in un determinato periodo di tempo, solitamente un anno. Il rendiconto finanziario serve per misurare la capacità dello studio odontoiatrico di generare liquidità e per confrontarla con il budget. Il rendiconto finanziario può essere suddiviso in rendiconto finanziario operativo, che riguarda i flussi di cassa derivanti dalle attività ordinarie dello studio, rendiconto finanziario di investimento, che riguarda i flussi di cassa derivanti dall’acquisto o dalla vendita di attività immobilizzate o finanziarie, e rendiconto finanziario di finanziamento, che riguarda i flussi di cassa derivanti dall’assunzione o dal rimborso di debiti o dal versamento o dalla distribuzione di capitale.
Questi strumenti devono essere utilizzati in modo integrato e coerente per avere una visione completa ed esaustiva della situazione economica e finanziaria dello studio odontoiatrico. Inoltre, devono essere aggiornati periodicamente e confrontati con gli indicatori di mercato e con i dati dei concorrenti per valutare la performance relativa dello studio odontoiatrico.
COME FARE UN BUDGET
Per fare un budget per lo studio odontoiatrico, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:
- Definire gli obiettivi economici e finanziari dello studio odontoiatrico per un determinato periodo di tempo, solitamente un anno. Gli obiettivi devono essere realistici, misurabili e coerenti con la strategia e la visione dello studio odontoiatrico.
- Stimare i ricavi previsti per lo studio odontoiatrico, basandosi sul listino delle prestazioni, sul numero e sulla tipologia dei pazienti, sul tasso di occupazione delle sedute, sulle tariffe applicate e sulle eventuali promozioni o sconti. I ricavi devono essere suddivisi per tipologia di prestazione e per fonte di pagamento (privati, assicurazioni, convenzioni).
- Stimare i costi previsti per lo studio odontoiatrico, basandosi sui costi storici e sulle previsioni di variazione. I costi devono essere suddivisi in costi variabili, che dipendono dal volume di attività (materiali clinici, laboratori, manodopera diretta), e costi fissi, che non dipendono dal volume di attività (affitto, utenze, personale amministrativo, assicurazioni, consulenze, marketing). I costi devono essere anche suddivisi in costi operativi, che riguardano le attività ordinarie dello studio, e costi straordinari, che riguardano le attività eccezionali o non ricorrenti (investimenti, manutenzioni, ristrutturazioni).
- Calcolare il risultato economico previsto per lo studio odontoiatrico, sottraendo i costi dai ricavi. Il risultato economico può essere espresso in termini assoluti (utile o perdita) o in termini relativi (margine operativo o redditività).
- Stimare i flussi finanziari previsti per lo studio odontoiatrico, basandosi sui dati economici e sulle previsioni di incassi e pagamenti. I flussi finanziari devono essere suddivisi in flussi operativi, che derivano dalle attività ordinarie dello studio, flussi di investimento, che derivano dall’acquisto o dalla vendita di attività immobilizzate o finanziarie, e flussi di finanziamento, che derivano dall’assunzione o dal rimborso di debiti o dal versamento o dalla distribuzione di capitale.
- Calcolare il risultato finanziario previsto per lo studio odontoiatrico, sommando i flussi finanziari. Il risultato finanziario può essere espresso in termini assoluti (cassa netta) o in termini relativi (liquidità o solvibilità).
Questi passaggi permettono di ottenere il budget economico e il budget finanziario per lo studio odontoiatrico. Il budget economico mostra la capacità dello studio odontoiatrico di generare un utile con le sue attività. Il budget finanziario mostra la capacità dello studio odontoiatrico di generare liquidità con le sue attività. Entrambi i budget sono importanti per valutare la sostenibilità e la convenienza dello studio odontoiatrico.
Confrontare il budget con i dati reali
Per confrontare il budget con i dati reali, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:
- Raccogliere i dati reali relativi ai ricavi e ai costi effettivamente realizzati in un determinato periodo di tempo, solitamente un mese o un trimestre. I dati reali possono essere ottenuti dalla contabilità o da strumenti gestionali dedicati.
- Organizzare i dati reali in modo analogo a quello del budget, suddividendoli per tipologia di ricavo e di costo, per fonte di pagamento e per periodo di riferimento. I dati reali devono essere espressi in termini omogenei a quelli del budget, cioè al netto di imposte e contributi.
- Calcolare gli scostamenti tra i dati reali e quelli del budget, sottraendo i primi dai secondi. Gli scostamenti possono essere espressi in termini assoluti (differenza) o in termini relativi (variazione percentuale). Gli scostamenti possono essere positivi o negativi, a seconda che i dati reali siano superiori o inferiori a quelli del budget.
- Analizzare gli scostamenti tra i dati reali e quelli del budget, individuando le cause e le responsabilità degli stessi. Le cause possono essere interne o esterne allo studio odontoiatrico, volontarie o involontarie, prevedibili o imprevedibili. Le responsabilità possono essere attribuite al titolare, al personale, ai fornitori, ai pazienti o ad altri soggetti coinvolti nell’attività dello studio odontoiatrico.
- Correggere gli scostamenti tra i dati reali e quelli del budget, adottando le opportune misure correttive per eliminare o ridurre le cause degli stessi. Le misure correttive possono riguardare la revisione del budget, la modifica delle strategie e delle azioni dello studio odontoiatrico, l’adozione di incentivi o sanzioni per il personale, la negoziazione con i fornitori o i pazienti o l’attivazione di piani di emergenza o di contingenza.
Questi passaggi permettono di confrontare il budget con i dati reali e di valutare la performance economica e finanziaria dello studio odontoiatrico. Il confronto tra il budget e i dati reali è importante per verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati e per apportare le opportune correzioni in caso di scostamenti significativi.
Raccogliere i dati reali
Per raccogliere i dati reali in modo efficace, è necessario seguire alcuni criteri fondamentali:
- Tempestività: i dati reali devono essere raccolti e registrati in modo puntuale e regolare, senza ritardi o omissioni, per evitare di perdere informazioni rilevanti o di compromettere la qualità dei dati stessi.
- Completezza: i dati reali devono essere raccolti e registrati in modo esaustivo e dettagliato, senza tralasciare o approssimare alcuna voce di ricavo o di costo, per evitare di alterare la veridicità dei dati stessi.
- Affidabilità: i dati reali devono essere raccolti e registrati in modo accurato e verificabile, senza errori o falsificazioni, per evitare di distorcere la validità dei dati stessi.
- Coerenza: i dati reali devono essere raccolti e registrati in modo uniforme e omogeneo, seguendo le stesse modalità e le stesse regole del budget, per evitare di creare confusione o incongruenze tra i dati stessi.
Per raccogliere i dati reali in modo efficace, è consigliabile utilizzare degli strumenti adeguati e automatizzati, come ad esempio un software gestionale o un foglio di calcolo, che facilitino la registrazione, l’organizzazione e l’elaborazione dei dati stessi. Inoltre, è opportuno coinvolgere il personale dello studio odontoiatrico nella raccolta dei dati reali, sensibilizzandolo sull’importanza e sulla correttezza dei dati stessi.
Coinvolgere il personale
Per coinvolgere il personale nella raccolta dei dati reali, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:
- Informare il personale sugli obiettivi e sulle modalità del budget e del confronto con i dati reali, spiegando il significato e l’utilità di questi strumenti per lo studio odontoiatrico e per il personale stesso.
- Assegnare al personale dei ruoli e delle responsabilità chiare e definite nella raccolta dei dati reali, stabilendo chi deve raccogliere e registrare quali dati, quando e come.
- Fornire al personale gli strumenti e le competenze necessarie per raccogliere e registrare i dati reali in modo efficace, ad esempio fornendo un software gestionale o un foglio di calcolo, offrendo una formazione adeguata o un supporto tecnico.
- Monitorare e controllare il lavoro del personale nella raccolta dei dati reali, verificando la tempestività, la completezza, l’affidabilità e la coerenza dei dati raccolti e registrati, correggendo eventuali errori o anomalie.
- Valutare e premiare il lavoro del personale nella raccolta dei dati reali, riconoscendo il merito e il contributo del personale al raggiungimento degli obiettivi prefissati, offrendo incentivi o gratificazioni in caso di buone prestazioni.
Questi passaggi permettono di coinvolgere il personale nella raccolta dei dati reali e di migliorare la qualità e l’efficacia dei dati stessi. Coinvolgere il personale nella raccolta dei dati reali è importante per creare un clima di collaborazione e di fiducia tra il titolare e il personale dello studio odontoiatrico, per aumentare la motivazione e la soddisfazione del personale, per ridurre i rischi di errori o frodi nei dati stessi.
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Redazione Odontoiatria Italia
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